Cómo hacer una factura electrónica con VeriFactu paso a paso

Emitir una factura con VeriFactu no es tan diferente de lo que ya haces. La diferencia está en lo que pasa entre bastidores: el software genera un registro firmado, lo encadena con el anterior y lo envía a Hacienda. Tú sigues rellenando los mismos campos de siempre.

Pero hay matices que conviene conocer. Sobre todo si vienes de facturar con herramientas básicas y nunca te has preocupado de hashes ni códigos QR. Aquí tienes el proceso completo, sin tecnicismos innecesarios.

Antes de emitir: lo que necesitas tener listo

Antes de crear tu primera factura VeriFactu, comprueba que tienes tres cosas:

1. Un software de facturación compatible con VeriFactu. No todas las herramientas lo son. Pregunta a tu proveedor si su programa genera hashes encadenados SHA-256, incluye código QR y puede enviar registros a la AEAT.

2. Un certificado digital válido. El de la FNMT es gratuito y funciona con la mayoría de software. Lo necesitas para firmar electrónicamente los registros que se envían a Hacienda.

3. Tus datos fiscales configurados en el software. NIF, nombre o razón social, dirección fiscal y régimen de IVA. Si usas un programa nuevo, esto se configura una sola vez.

Paso 1: Crea la factura con los datos obligatorios

Rellena los campos como lo harías normalmente. VeriFactu no cambia qué datos necesita una factura, sino qué hace el software con ellos después.

Los datos obligatorios de toda factura siguen siendo los mismos:

• Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa. Si ya tenías una serie, puedes continuar con ella.
• Fecha de expedición.
• NIF y nombre del emisor. Tus datos.
• NIF y nombre del destinatario. Los datos de tu cliente.
• Descripción de la operación. Qué servicio prestaste o qué producto vendiste.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota. El desglose de impuestos.
• Importe total.

Si emites una factura simplificada (tickets de hasta 400 euros), no necesitas los datos completos del destinatario. Pero el registro VeriFactu se genera igualmente.

Paso 2: El software genera el registro VeriFactu

Aquí es donde tu software hace el trabajo pesado. En el momento en que confirmas la factura, pasan varias cosas de forma automática:

1. Se crea un registro de facturación con todos los campos obligatorios del Real Decreto 1007/2023. No es el PDF de la factura: es un registro XML independiente con los datos fiscales.

2. Se calcula el hash SHA-256 del registro. Este hash es una huella digital única que identifica exactamente los datos de esa factura. Si alguien cambiara un solo carácter, el hash cambiaría por completo.

3. El hash se encadena con el de la factura anterior. Cada registro incorpora el hash del registro previo. Esto crea una cadena donde si alguien intenta alterar una factura intermedia, todos los registros posteriores dejan de cuadrar.

4. Se firma el registro. Con tu certificado digital, el software firma electrónicamente el registro para acreditar que lo emitiste tú.

5. Se genera el código QR. El QR contiene una URL que apunta a la sede electrónica de la AEAT con los datos de la factura. Quien lo escanee puede comprobar que la factura existe y que los datos coinciden.

Tú no ves nada de esto. Todo pasa en segundo plano. Solo ves el PDF con la factura, el QR ya incluido y la leyenda "Veri*Factu".

Paso 3: El registro se envía a la AEAT

Si usas la modalidad VeriFactu (con envío automático), el registro se transmite a la Agencia Tributaria en tiempo real o con un desfase mínimo. No tienes que hacer nada: el software lo gestiona.

Si usas la modalidad "no VeriFactu" (sin envío automático), el registro se conserva en el software firmado y encadenado. Tendrás que enviarlo solo si la AEAT te lo pide. En esta modalidad, la firma electrónica de los registros es obligatoria.

La AEAT recomienda el envío automático por dos razones:

• Te pre-cumplimenta el borrador del modelo 303 (IVA trimestral). Menos trabajo cada tres meses.
• Menor probabilidad de ser seleccionado para inspección. No está garantizado, pero la AEAT lo ha dejado caer en varias comunicaciones.

Paso 4: Entrega la factura a tu cliente

Envía el PDF a tu cliente como lo harías normalmente: por email, por WhatsApp, por el canal que uses. La diferencia es que ahora tu factura lleva un código QR que el cliente (o cualquier tercero) puede escanear para verificar su autenticidad.

El PDF no es el registro de facturación. El registro es el XML que se envió a la AEAT. El PDF es la representación visual de la factura para el cliente. No confundas uno con otro.

¿Y si me equivoco en una factura?

No puedes borrarla ni modificarla. El hash encadenado lo impide. Lo que sí puedes hacer es emitir una factura rectificativa, que genera un nuevo registro encadenado a la secuencia. El registro original queda intacto, y el nuevo registro refleja la corrección.

Esto también se hace desde el software. Seleccionas la factura original, indicas el motivo de la rectificación y el programa genera la nueva factura con su hash, su QR y su envío a la AEAT.

Fuentes y referencias

1. Real Decreto 1007/2023 — Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (VeriFactu).
2. Ley 11/2021 — Ley Antifraude que establece la obligatoriedad de software conforme.
3. Sede electrónica de la AEAT — Verificación de facturas y especificaciones técnicas.
4. FNMT — Certificados digitales — Solicitud gratuita de certificado electrónico.

Si buscas un software que haga todo esto de forma automática, puedes ver cómo funciona Conteo en detalle.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda emitir una factura con VeriFactu?

Lo mismo que antes. Rellenas los datos de la factura y el software se encarga del resto (hash, QR, envío). El tiempo adicional es cero para ti: toda la complejidad técnica se ejecuta automáticamente en segundo plano.

¿Necesito conexión a internet para emitir facturas con VeriFactu?

Para generar la factura y el registro no necesitas conexión en ese instante. Pero para enviar el registro a la AEAT sí. Si usas la modalidad con envío automático, el software intentará enviar el registro en cuanto tenga conexión. Si estás temporalmente sin internet, el envío se reintentará más tarde.

¿Puedo emitir facturas simplificadas (tickets) con VeriFactu?

Sí. Las facturas simplificadas también generan registro VeriFactu con hash encadenado y código QR. La diferencia es que no necesitas incluir los datos completos del destinatario en facturas de hasta 400 euros (o 3.000 euros en los supuestos del Reglamento de Facturación).

¿Qué pasa si el envío a la AEAT falla?

El software conserva el registro firmado y reintenta el envío. Los registros se almacenan encadenados en tu sistema hasta que se envían correctamente. Si el problema persiste, puedes consultar con tu proveedor de software o enviar los registros manualmente a través de la Sede Electrónica de la AEAT.