Errores comunes al emitir facturas VeriFactu y cómo evitarlos

VeriFactu cambia las reglas de facturación, y con reglas nuevas vienen errores nuevos. Algunos son obvios, otros aparecen cuando menos te lo esperas. Aquí tienes los que más se repiten, cómo detectarlos y qué hacer para que no te cuesten dinero ni dolores de cabeza.

1. Emitir facturas fuera del software homologado

El error más básico y el más caro. Hay autónomos que usan el software para las facturas "oficiales" pero siguen haciendo alguna factura puntual con Excel, Word o incluso a mano. Con VeriFactu, cualquier factura que no pase por un sistema homologado es como si no existiera para Hacienda.

No importa si solo fue una. Si la AEAT detecta facturas sin registro VeriFactu asociado, el software se considera no conforme y la sanción puede alcanzar los 50.000 euros por ejercicio.

Cómo evitarlo. Toda factura, sin excepción, sale del software homologado. Si necesitas hacer una factura urgente desde el móvil, asegúrate de que tu programa tiene app móvil o acceso web.

2. No verificar que el hash encadenado funciona correctamente

El hash encadenado es la columna vertebral de VeriFactu. Cada factura lleva un hash SHA-256 que incorpora el hash de la factura anterior. Si la cadena se rompe en algún punto, todas las facturas posteriores quedan en entredicho.

¿Cómo se rompe una cadena? Normalmente por problemas técnicos: una factura que se genera pero no se registra bien, un fallo de software durante la emisión, una migración mal hecha de un sistema a otro. Si la cadena tiene un hueco, la AEAT puede considerar que ha habido manipulación.

Cómo evitarlo. La mayoría de software compatible con VeriFactu tiene herramientas de verificación internas que comprueban la integridad de la cadena. Úsalas periódicamente. Si detectas un error, contacta al proveedor antes de emitir más facturas.

3. Usar un certificado digital caducado

Tu certificado digital tiene fecha de vencimiento. El de la FNMT caduca a los cuatro años. Si no lo renuevas a tiempo, tu software no podrá firmar los registros de facturación.

Lo peor no es que deje de funcionar: es que muchos autónomos no se dan cuenta hasta que intentan enviar un registro y el sistema lo rechaza. Para entonces puede que lleves días (o semanas) emitiendo facturas sin firma válida.

Cómo evitarlo. Pon una alarma en el calendario 60 días antes de la fecha de caducidad. La FNMT envía un aviso por email, pero no confíes solo en eso. Renueva el certificado antes de que expire y vincúlalo al software de facturación en cuanto lo tengas.

4. Intentar borrar o modificar una factura directamente

Con VeriFactu no se borran facturas. Punto. Si te equivocaste en un dato, en el importe o en el destinatario, la forma de corregirlo es emitir una factura rectificativa. El registro original se mantiene intacto, y el nuevo registro (la rectificativa) se encadena a continuación.

Algunos autónomos, acostumbrados a editar la factura directamente en el Excel, se frustran con esto. Pero no hay alternativa: el sistema está diseñado para que cualquier intento de modificación quede registrado.

Cómo evitarlo. Revisa los datos antes de confirmar la factura. Si ya la emitiste, no intentes trucos: ve a la opción de factura rectificativa del software. Es rápido y legal.

5. No incluir la leyenda "Veri*Factu" en la factura

Todas las facturas emitidas bajo VeriFactu deben incluir la frase "Veri*Factu" o, alternativamente, "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Es un requisito del Real Decreto 1007/2023.

La mayoría de software homologado lo incluye automáticamente. Pero si has personalizado la plantilla del PDF o usas un sistema que te permite editar el diseño de la factura, comprueba que la leyenda aparece.

Cómo evitarlo. Abre una de tus últimas facturas emitidas. Si no ves la frase "Veri*Factu" ni la alternativa, revisa la configuración de la plantilla en tu software.

6. Confundir la modalidad VeriFactu con la modalidad "no VeriFactu"

La normativa contempla dos modalidades. En la modalidad VeriFactu, los registros se envían automáticamente a la AEAT y la firma electrónica no es obligatoria (aunque sí recomendable). En la modalidad "no VeriFactu", los registros se conservan firmados en tu sistema y se envían solo cuando Hacienda lo pide.

El error está en operar en modalidad "no VeriFactu" sin saber que tus registros tienen que estar firmados electrónicamente. Si no lo están, no cumples.

Cómo evitarlo. Averigua en qué modalidad trabaja tu software. Si es "no VeriFactu", verifica que los registros llevan firma electrónica y que puedes exportarlos cuando te los pidan.

7. No conservar los registros durante el plazo legal

La AEAT puede pedirte los registros de facturación de los últimos cuatro años. Si no los tienes, se abre un expediente.

Esto es especialmente relevante si cambias de software, si migras de un programa a otro o si das de baja una suscripción. Los registros VeriFactu deben sobrevivir al cambio de herramienta.

Cómo evitarlo. Antes de cambiar de software o cancelar una suscripción, exporta todos los registros de facturación. Pide a tu proveedor que te los entregue en formato XML o en el formato que acepta la AEAT. Guárdalos en un lugar seguro.

8. Ignorar el registro de eventos del sistema

El Real Decreto 1007/2023 exige que el software mantenga un registro de eventos: un historial de todo lo que pasa en el sistema. Quién emitió qué factura, cuándo, desde qué dispositivo, si hubo errores, si se modificó algo.

Muchos autónomos ni saben que este registro existe. Pero si Hacienda lo pide y tu software no lo tiene, el sistema se considera no conforme.

Cómo evitarlo. Pregunta a tu proveedor si el software genera y conserva un registro de eventos. No tienes que consultarlo a diario, pero tiene que existir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo corregir una factura VeriFactu que tiene un error?

Sí, pero no editando la factura original. Debes emitir una factura rectificativa que referencia la factura errónea. El registro original se mantiene intacto en la cadena de hashes y el nuevo registro se encadena a continuación.

¿Qué pasa si mi software genera un hash incorrecto?

Si la cadena de hashes tiene inconsistencias, la AEAT podría considerar que ha habido manipulación. Contacta al proveedor del software de inmediato si detectas algún error en la verificación de la cadena.

¿Puedo emitir facturas si mi certificado digital ha caducado?

Técnicamente puedes emitir la factura, pero el registro no se firmará correctamente. Si estás en modalidad 'no VeriFactu', la firma es obligatoria y tus facturas no cumplirán con la normativa. En modalidad VeriFactu (con envío automático), la firma no es obligatoria pero sí recomendable.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros de facturación VeriFactu?

Cuatro años, que es el plazo general de prescripción tributaria. Si tienes ejercicios abiertos a inspección o has recibido un requerimiento, conserva los registros hasta que se resuelva el procedimiento.