VeriFactu para gestorías: qué deben saber y cómo prepararse para 2027

Si llevas clientes como gestor o asesor fiscal, VeriFactu no cambia solo cómo facturas tú. Cambia cómo facturan todos tus clientes. Y la pregunta que muchos de ellos te van a hacer — "¿esto me afecta?" — la vas a responder cien veces. Mejor tener la respuesta clara.

Lo que cambia para una gestoría con VeriFactu

El cambio más visible es que el software que usen tus clientes (o que uses tú para facturar en su nombre) debe cumplir con el Real Decreto 1007/2023. Eso significa hashes encadenados, código QR, registro de eventos e inalterabilidad de registros.

Pero hay un matiz que muchos gestores pasan por alto: la responsabilidad de cumplir con VeriFactu es del contribuyente, no del gestor. Si tu cliente factura con un software que no cumple, la multa se la come tu cliente. Aunque tú seas quien usa ese software en su nombre.

Eso no significa que el gestor se quede al margen. Significa que tienes una responsabilidad profesional de asegurarte de que tus clientes usan las herramientas adecuadas. Si no lo haces, el riesgo de reclamaciones es real.

Tres escenarios habituales en gestorías

Escenario 1: El gestor emite las facturas con su propio software.

Muchas gestorías emiten las facturas del cliente desde su propio programa de facturación. En este caso, ese programa es el que tiene que cumplir con VeriFactu. Si la gestoría usa un ERP que aún no es compatible, todas las facturas que emita para sus clientes quedarán fuera de norma.

La solución es directa: asegúrate de que tu software genera registros VeriFactu. Si no lo hace, migra a uno que lo haga o añade un módulo de facturación compatible.

Escenario 2: El cliente emite sus facturas y el gestor hace la contabilidad.

Aquí la responsabilidad operativa de VeriFactu recae más directamente sobre el cliente. El gestor recibe las facturas ya emitidas y se encarga de la contabilidad y las declaraciones.

Pero el gestor tiene un papel consultivo que no se puede ignorar: el cliente te va a preguntar qué software usar, si el que tiene sirve y cuándo tiene que cambiar. Si le dices "eso lo gestionas tú" y tu cliente acaba con una multa de 50.000 euros, la relación profesional se quiebra.

Escenario 3: La gestoría y el cliente comparten acceso al mismo software.

Cada vez más habitual. El cliente emite las facturas desde el software y el gestor accede para hacer la contabilidad, las declaraciones trimestrales y la conciliación. Es el escenario más limpio: ambos trabajan sobre la misma información y no hay datos que se pierden por el camino.

Cómo preparar a tus clientes

Si tienes una cartera de 50, 100 o 200 clientes, no puedes migrarlos todos en una semana. Necesitas un plan:

1. Clasifica a tus clientes por urgencia.

• Los que tienen sociedades (S.L., S.A.) necesitan estar listos para el 1 de enero de 2027.
• Los autónomos persona física tienen hasta el 1 de julio de 2027.
• Los que ya usan el SII no necesitan VeriFactu.

Empieza por las sociedades. Tienen menos margen.

2. Audita el software que usa cada cliente.

Haz una lista del software de facturación que usa cada cliente y comprueba si es compatible con VeriFactu. Si un cliente factura con Excel o Word, esa es la prioridad.

3. Define una recomendación estándar.

No puedes recomendar un software diferente a cada cliente. Elige uno o dos programas que conozcas bien, que sean compatibles con VeriFactu y que te permitan acceder a los datos del cliente sin complicaciones. Así puedes ofrecer soporte real y no solo una sugerencia.

4. Comunícalo con tiempo.

Envía una comunicación a tu cartera de clientes explicando qué es VeriFactu, las fechas, las sanciones y qué tienen que hacer. No esperes a que te pregunten. Los clientes que se enteran por ti y no por internet confían más en ti.

Lo que VeriFactu mejora para las gestorías

No todo son inconvenientes. VeriFactu tiene varias ventajas directas para los profesionales del asesoramiento fiscal:

Menos errores en las declaraciones. Si los registros de facturación se envían a la AEAT en tiempo real, los datos del modelo 303 se pre-cumplimentan. Menos posibilidades de discrepancias entre lo que el cliente te dice y lo que Hacienda tiene.

Facturas verificables. Cuando recibes facturas de un cliente nuevo, ya no tienes que confiar ciegamente en que los datos son correctos. Puedes escanear el QR y verificar en la web de la AEAT que la factura existe y cuadra.

Fin del "software de doble uso". VeriFactu elimina (en teoría) la posibilidad de que los clientes lleven contabilidad paralela. Para un gestor honesto, eso significa menos riesgo de verse involucrado involuntariamente en irregularidades fiscales.

Histórico de registros accesible. Si usas un software en la nube con acceso compartido, tanto tú como tu cliente tenéis el mismo historial de facturas. La fase de "¿me puedes enviar la factura de marzo?" desaparece.

Errores que las gestorías deben evitar

• No informar a los clientes de los plazos. Si el cliente no se entera por ti y tiene un problema, va a culparte.
• Seguir facturando con herramientas no compatibles esperando que el proveedor se actualice "pronto".
• No tener claro en qué modalidad opera el software. VeriFactu (con envío) y "no VeriFactu" (sin envío) tienen requisitos diferentes. Asegúrate de saber en cuál estás.
• No conservar los registros del cliente al terminar la relación. Si un cliente se va, entrégale todos sus registros VeriFactu. Si no lo haces y tiene una inspección, el problema también te salpica.

Preguntas frecuentes

¿La gestoría es responsable si el software del cliente no cumple con VeriFactu?

Legalmente, la responsabilidad recae sobre el contribuyente (el cliente). Sin embargo, si la gestoría emite las facturas en nombre del cliente con software no conforme, podría enfrentar una reclamación por negligencia profesional. En cualquier caso, informar y asesorar al cliente sobre la migración es una buena práctica.

¿Puedo seguir usando mi ERP actual si aún no es compatible con VeriFactu?

Puedes seguir usándolo hasta la fecha de obligatoriedad (enero de 2027 para sociedades, julio de 2027 para autónomos). Pero si no tiene fecha concreta de implementación de VeriFactu, empieza a buscar alternativas ahora. Los proveedores se saturan en los meses previos a las fechas límite.

¿Puedo dar de alta a mis clientes en un software que yo gestione?

Sí. Muchos programas permiten dar de alta a múltiples clientes bajo una cuenta de gestoría, con acceso diferenciado para cada uno. Esto centraliza la facturación y te da visibilidad sobre todos tus clientes desde un solo panel.

¿VeriFactu afecta al proceso de presentación del modelo 303?

Sí, positivamente. Si los clientes usan VeriFactu con envío automático a la AEAT, Hacienda pre-cumplimenta los borradores del modelo 303 con los datos de facturación recibidos. Esto reduce errores y acelera la preparación de las declaraciones trimestrales.