Checklist VeriFactu: verifica si ya cumples con la normativa

Mucha gente lee sobre VeriFactu, entiende que es obligatorio, y aun así no sabe si lo que tiene ahora mismo cumple o no. Este checklist te lo dice en 5 minutos. Son 12 puntos. Si fallas en uno, tienes trabajo que hacer.

Software de facturación

1. ¿Usas un programa de facturación, no una plantilla?

Si facturas con Excel, Word, Google Sheets o un PDF rellenable, no cumples. VeriFactu exige un sistema informático de facturación que genere registros inalterables. Una plantilla no es un sistema informático de facturación en los términos del Real Decreto 1007/2023.

2. ¿Tu software genera registros con hash SHA-256 encadenado?

No basta con que el software "genere hashes". El hash de cada registro debe incorporar el hash del registro anterior, creando una cadena ininterrumpida. Si la cadena tiene huecos o no existe, no cumples. Pregunta a tu proveedor o consulta la documentación técnica del programa.

3. ¿Las facturas incluyen un código QR de verificación?

Todas las facturas emitidas bajo VeriFactu deben llevar un código QR que apunte a la sede electrónica de la AEAT. El QR codifica datos como el NIF del emisor, el número de factura, la fecha, el importe y el hash del registro. Si tus facturas no tienen QR, no cumples.

4. ¿Aparece la leyenda "Veri*Factu" en tus facturas?

Además del QR, la factura debe incluir la frase "Veri*Factu" o "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Si no la tiene, revisa la configuración de la plantilla del PDF en tu software.

5. ¿Tu proveedor tiene la declaración responsable?

El fabricante del software debe haber presentado ante la AEAT una declaración responsable confirmando que el programa cumple con los requisitos del RD 1007/2023. Pídela. Si tu proveedor no puede dártela, su software probablemente no está homologado.

Certificado digital

6. ¿Tienes un certificado digital válido y vigente?

Necesitas un certificado cualificado para firmar los registros de facturación. Si usas la modalidad VeriFactu (con envío automático), la firma no es obligatoria pero sí recomendable. Si usas la modalidad "no VeriFactu", la firma es obligatoria. Comprueba la fecha de caducidad de tu certificado.

7. ¿El certificado está vinculado a tu software de facturación?

Tener el certificado en tu navegador no es suficiente. Tiene que estar importado en el software de facturación para que pueda firmar los registros automáticamente. Si no lo has configurado, el software no puede firmar.

Envío a la AEAT

8. ¿Sabes en qué modalidad opera tu software?

Hay dos modalidades: VeriFactu (con envío automático) y "no VeriFactu" (sin envío, pero con conservación de registros firmados). Cada una tiene requisitos ligeramente diferentes. Si no sabes en cuál estás, pregunta a tu proveedor.

9. Si usas envío automático: ¿los registros se envían correctamente?

Comprueba el panel de tu software: ¿hay registros rechazados o en cola? ¿Los envíos muestran confirmación de recepción por parte de la AEAT? Si no puedes ver esta información, pregunta al proveedor cómo verificarlo.

10. Si no usas envío automático: ¿los registros están firmados electrónicamente?

En la modalidad "no VeriFactu", cada registro debe estar firmado con tu certificado digital cualificado. Si no hay firma, no cumples. Y debes poder exportar los registros para entregarlos a la AEAT cuando te los pida.

Procesos internos

11. ¿Todas las facturas se emiten desde el software homologado?

Si hay alguna factura que se emite fuera del sistema (un Excel "puntual", una factura a mano, un PDF creado manualmente), no cumples. VeriFactu exige que toda operación pase por el software.

12. ¿Conservas los registros de facturación?

Debes conservar los registros VeriFactu durante al menos cuatro años. Si cambias de software o cancelas una suscripción, asegúrate de exportar y guardar todos los registros antes.

Resultado

0 fallos: cumples con VeriFactu. Sigue facturando con normalidad y comprueba periódicamente que todo siga funcionando.

1-3 fallos: tienes trabajo que hacer pero estás cerca. Los fallos más habituales son la falta de leyenda en la factura, el certificado no vinculado o no saber en qué modalidad opera el software. Son ajustes de configuración, no cambios de sistema.

4 o más fallos: necesitas cambiar de herramienta. Si tu software no genera hashes encadenados, no tiene QR y no puede enviar registros, los ajustes no van a solucionar el problema. Necesitas un software compatible con VeriFactu.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si mi software actual no cumple con VeriFactu?

Si tu software actual no genera hashes encadenados, no incluye QR ni puede enviar registros a la AEAT, necesitas migrar a un software compatible antes de la fecha de obligatoriedad (enero de 2027 para sociedades, julio de 2027 para autónomos). No esperes a que tu proveedor actual se actualice si no hay fecha concreta.

¿Puedo verificar por mi cuenta si el hash encadenado funciona?

Depende del software. Algunos programas tienen una herramienta de verificación interna que comprueba la integridad de la cadena de hashes. Si tu software no tiene esa función, puedes consultar al proveedor para que te confirme que la cadena es correcta.

¿La AEAT revisa todos estos puntos en una inspección?

En una inspección relacionada con VeriFactu, la AEAT verifica que los registros de facturación existen, que la cadena de hashes es íntegra, que los registros están firmados (si aplica) y que el software cumple con el RD 1007/2023. Los 12 puntos de este checklist cubren los aspectos que la AEAT puede verificar.

¿Necesito contratar a alguien para verificar el cumplimiento?

No necesariamente. Si puedes seguir este checklist por tu cuenta y verificar cada punto con la ayuda de tu proveedor de software, es suficiente. Si tienes dudas o un volumen de facturación alto, consultar con un asesor fiscal especializado en facturación electrónica es una buena inversión.