Cómo cumplir con VeriFactu siendo autónomo: 5 pasos prácticos

Eres autónomo y tienes que adaptar tu facturación a VeriFactu. Aquí va lo que necesitas hacer: entender la normativa, conseguir tu certificado digital, elegir un software que cumpla, configurarlo bien y probar antes de la fecha límite. Vamos paso a paso.

Por qué VeriFactu afecta a los autónomos

VeriFactu es el sistema de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que obliga a comunicar cada factura emitida de forma electrónica y en tiempo casi real. Da igual si facturas 20.000 o 2 millones al año: si emites facturas, te afecta.

En la práctica, tu software de facturación tiene que cumplir unos requisitos técnicos concretos. Si no los cumple, te expones a sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio.

Los 5 pasos para cumplir con VeriFactu

Paso 1: Entiende qué exige VeriFactu

Antes de tomar ninguna decisión, ten claro qué implica VeriFactu para tu actividad:

• Registro de facturación electrónico: cada factura que emitas queda registrada en un sistema que genera una huella digital (hash) encadenada con la factura anterior.
• Envío a la AEAT: tu software debe comunicar los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática o bajo demanda.
• Código QR obligatorio: todas tus facturas deben incluir un código QR que permita a tus clientes (y a la AEAT) verificar su autenticidad.
• Integridad garantizada: el sistema debe impedir la modificación o eliminación de facturas ya registradas sin dejar rastro.

Paso 2: Obtén tu certificado digital

Para comunicarte con los sistemas de la AEAT necesitas un certificado digital que acredite tu identidad. Es tu firma electrónica ante la Administración.

Cómo obtenerlo:

1. Accede a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) en www.sede.fnmt.gob.es.
2. Solicita tu certificado de persona física introduciendo tu NIF.
3. Acude a una oficina de registro (Hacienda, Seguridad Social o ayuntamiento) para verificar tu identidad presencialmente. Algunas opciones permiten la verificación por vídeo.
4. Descarga e instala el certificado en tu navegador y en tu equipo.

Si ya tienes un certificado digital vigente (por ejemplo, porque lo usas para presentar impuestos en la sede electrónica de la AEAT), pasa al siguiente paso.

Paso 3: Elige un software compatible con VeriFactu

Este es el paso más importante. Tu programa de facturación debe cumplir los requisitos técnicos del Reglamento VeriFactu. En concreto, debe:

• Generar el registro de facturación con la estructura XML que exige la AEAT.
• Calcular la huella digital (hash SHA-256) de cada registro y encadenarla con el registro anterior.
• Incluir un código QR verificable en cada factura emitida.
• Enviar los registros al servicio web de la AEAT utilizando tu certificado digital.
• Impedir la alteración de registros ya emitidos. La cadena de hashes tiene que ser inalterable.

No todos los programas de facturación del mercado cumplen estos requisitos. Antes de contratar o renovar, confirma que el software está adaptado a VeriFactu.

Paso 4: Configura tu sistema de facturación

Con el software elegido, toca configurarlo. Ten a mano:

• Tu certificado digital instalado y accesible para el software (formato .pfx o .p12 con su contraseña).
• Tus datos fiscales: NIF, nombre completo o razón social, y domicilio fiscal.
• La serie de facturación: define la serie o series que vas a usar (por ejemplo, "F-2026" para facturas ordinarias, "R-2026" para rectificativas).
• Datos del entorno de la AEAT: tu software debería configurar automáticamente los endpoints de producción y pruebas. Si no lo hace, mala señal.

Configuración paso a paso:

1. Importa o instala tu certificado digital en el software.
2. Verifica que tus datos fiscales son correctos.
3. Configura tus series de facturación.
4. Emite una factura de prueba en el entorno de test de la AEAT.

Paso 5: Prueba y verifica antes de la fecha límite

No esperes al último día. La AEAT tiene un entorno de pruebas (preproducción) donde puedes enviar registros ficticios y verificar que la comunicación funciona.

Comprobaciones antes de la puesta en marcha:

• El software genera el XML de registro de facturación sin errores.
• La huella digital (hash) se calcula correctamente y se encadena con el registro anterior.
• El código QR aparece en la factura y, al escanearlo, lleva a la URL de verificación de la AEAT.
• El envío al servicio web de la AEAT se completa con respuesta de aceptación (código 200).
• Las facturas rectificativas y las anulaciones también se registran y envían correctamente.

Errores comunes que debes evitar

Los fallos que más vemos entre autónomos que se adaptan a VeriFactu:

1. Asumir que tu software actual ya cumple. Muchos programas populares no se han adaptado o lo han hecho a medias. No des nada por hecho: pregunta y verifica.

2. No renovar el certificado digital a tiempo. Obtener o renovar el certificado en la FNMT puede tardar varios días, sobre todo si necesitas ir a una oficina de registro. No lo dejes para el final.

3. Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B. Son cosas distintas. VeriFactu es el sistema de registro y comunicación de facturas a la AEAT. La factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B) tiene su propia normativa y su propio calendario.

4. Saltarse el entorno de pruebas. La AEAT ofrece un sandbox para que pruebes antes de ir a producción. Saltarte este paso es arriesgarte a que tu primera factura real falle.

5. No guardar copia del certificado digital. Si cambias de ordenador o formateas, pierdes el acceso. Exporta una copia de seguridad en formato .pfx y guárdala en un lugar seguro.

Calendario: fechas clave para autónomos

• 1 de julio de 2025: fecha límite para que los desarrolladores de software tengan sus soluciones adaptadas a VeriFactu. Este plazo ya ha pasado.
• 1 de julio de 2026: fecha límite para que los contribuyentes (autónomos incluidos) cumplan con las obligaciones de VeriFactu.

Consulta la web de la AEAT para confirmar las fechas vigentes, ya que pueden producirse aplazamientos.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a cumplir con VeriFactu si soy autónomo?

Sí. Da igual lo que factures al año. Si eres autónomo y emites facturas, tienes que usar un software que cumpla con VeriFactu a partir de julio de 2026.

¿Puedo seguir usando Excel o Word para hacer mis facturas?

No. VeriFactu exige que las facturas se generen mediante un software que cumpla requisitos técnicos específicos (generación de hash, encadenamiento, envío a la AEAT, código QR). Herramientas como Excel o Word no tienen esta capacidad.

¿Cuánto cuesta obtener el certificado digital de la FNMT?

El certificado digital de persona física de la FNMT es gratuito. Solo necesitas solicitarlo online y acreditar tu identidad en una oficina de registro. Algunas entidades emisoras distintas a la FNMT pueden cobrar por sus certificados, pero el de la FNMT no tiene coste.

¿Qué pasa si no cumplo con VeriFactu a tiempo?

Multas. Usar software que no cumpla con VeriFactu puede costarte hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal, y la AEAT no necesita demostrar que hayas defraudado: basta con que el software no sea conforme.

¿Necesito cambiar de programa de facturación?

Depende. Si tu software actual ya está adaptado a VeriFactu (genera registros XML, calcula hashes, envía a la AEAT e incluye código QR), no necesitas cambiar. Si no lo está, tendrás que migrar a uno que sí cumpla antes de la fecha límite.