Cómo migrar de Excel o Word a un software VeriFactu en 3 pasos

Todavía hay miles de autónomos en España facturando con una plantilla de Excel o con un documento de Word que actualizan a mano cada mes sin mayor problema; ¿qué pasará cuando llegue VeriFactu?

El problema no es solo que Excel no genera códigos QR ni hashes encadenados, sino que Hacienda considere que facturar así equivalga a usar software no homologado; La multa: hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Da igual que lleves 15 años haciéndolo sin problemas.

Si estás en esa situación, aquí tienes los tres pasos para salir de ella sin dramas.

Paso 1: Entiende qué hace Excel que VeriFactu no va a aceptar

Cuando facturas con Excel o Word, tú controlas todo. Puedes cambiar un número, borrar una fila, duplicar una factura y nadie se entera. Eso es exactamente lo que VeriFactu quiere eliminar.

El Real Decreto 1007/2023 exige que el software de facturación haga cosas que una hoja de cálculo no puede hacer:

• Generar un hash criptográfico SHA-256 por cada factura y encadenarlo con el de la factura anterior.
• Incluir un código QR en cada factura que enlace con la sede electrónica de la AEAT.
• Mantener un registro de eventos: quién hizo qué, cuándo y desde dónde.
• Impedir que se borren o modifiquen facturas sin dejar rastro.

Excel no hace nada de eso. Ni con macros, ni con complementos, ni con fórmulas. No es un problema de configuración: es un problema de diseño. Una hoja de cálculo está hecha para ser editable. VeriFactu exige lo contrario.

Paso 2: Elige un software compatible y configúralo

No necesitas un ERP complejo ni un programa que haga contabilidad, nóminas y gestión de proyectos. Solo necesitas un software que facture y que cumpla con VeriFactu. Punto.

Lo que tienes que buscar:

• Que genere el hash encadenado automáticamente (sin que tú hagas nada).
• Que incluya el código QR en el PDF de la factura.
• Que pueda enviar los registros a la AEAT, ya sea en tiempo real o bajo requerimiento.
• Que te dé una declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023.

La configuración inicial es más sencilla de lo que piensas. En la mayoría de herramientas, se reduce a:

1. Crear tu cuenta con tu NIF y datos fiscales.
2. Subir o vincular tu certificado digital (el de la FNMT vale).
3. Configurar tu serie de facturación (puedes continuar la numeración que ya llevas).

Si llevas la facturación tú mismo, es cosa de 15 minutos. Si la lleva tu gestor, pídele que lo haga, pero comprueba que el software elegido genera los registros VeriFactu.

Paso 3: Pasa tus datos históricos (si te compensa)

Aquí viene la pregunta que todo el mundo se hace: ¿tengo que meter en el nuevo software todas las facturas que emití con Excel?

La respuesta corta: no estás obligado. VeriFactu aplica desde su entrada en vigor. Las facturas anteriores no tienen que estar en el nuevo sistema.

La respuesta práctica: si quieres tener todo centralizado, muchos programas te permiten importar facturas pasadas desde un CSV o Excel. No es obligatorio, pero sí cómodo. Podrás buscar cualquier factura desde un solo sitio en lugar de andar rebuscando entre archivos viejos.

Lo que sí debes conservar es el archivo Excel o Word original con las facturas anteriores. Hacienda puede pedirte facturas de los últimos cuatro años, y esas las tendrás que justificar con el sistema que usabas en ese momento.

El coste real de no hacer nada

Facturar con Excel tiene un coste oculto que no se ve en la hoja de cálculo: el tiempo. Calcular el IVA a mano, copiar datos, revisar errores, generar PDFs uno a uno. Un autónomo que emite 20 facturas al mes puede estar perdiendo entre 3 y 5 horas mensuales en tareas que un software hace en segundos.

A eso súmale el riesgo de la multa de 50.000 euros a partir de 2027. Hay software de facturación compatible con VeriFactu que puedes empezar a usar gratis, como Conteo. No hay mucho que calcular.