¿Necesitas realmente un software para cumplir VeriFactu o basta con un gestor?

Es la pregunta que se hace mucha gente: "Si mi gestor ya emite las facturas por mí, ¿para qué voy a pagar un software de facturación?". La respuesta depende de cómo trabajes con tu gestor. Hay escenarios donde no necesitas software propio, y hay otros donde te conviene tenerlo.

Escenario 1: Tu gestor lo hace todo

Tu asesoría emite las facturas en tu nombre desde su propio software. Tú le dices "hazle factura a Fulanito por 500 euros" y ellos se encargan. La factura sale con tu NIF pero desde el sistema de la gestoría.

¿Necesitas software propio? En principio, no. Pero necesitas asegurarte de varias cosas:

• Que el software de tu gestoría cumple con VeriFactu. Si no genera hashes encadenados, QR y envía registros a la AEAT, tu facturación queda fuera de norma. Y la multa es tuya, no de la gestoría.
• Que tienes acceso a tus propios registros. Los registros VeriFactu son tuyos. Si la gestoría los genera pero tú no puedes consultarlos ni exportarlos, tienes un problema potencial si cambias de asesor o si hay una inspección.
• Que la gestoría firma los registros con tu certificado digital, no con el suyo. El registro debe identificar al obligado tributario (tú), no al gestor.

Si tu gestoría cumple con todo esto, puedes funcionar sin software propio. Pero pocos autónomos verifican estos puntos, y la mayoría se entera del problema cuando ya es tarde.

Escenario 2: Tú emites las facturas y tu gestor hace la contabilidad

Tú facturas directamente a tus clientes y mandas las facturas al gestor para que se encargue de la contabilidad, el IVA trimestral y el IRPF. Es el modelo más habitual entre autónomos.

¿Necesitas software propio? Sí. Si eres tú quien emite las facturas, tu herramienta de facturación tiene que cumplir con VeriFactu. Si estás usando Excel, Word o un programa sin hash encadenado, no cumples.

En este escenario, el software de facturación es tuyo. El gestor necesita acceso para consultar las facturas y preparar las declaraciones, pero la emisión la controlas tú.

Escenario 3: Facturas tú, pero de vez en cuando la gestoría también

Esto pasa más de lo que parece. Tú emites las facturas del día a día, pero cuando hay una operación complicada (un abono, una factura intracomunitaria, una rectificativa compleja), tu gestor la emite desde su sistema.

Aquí hay un problema. Si tú facturas con un software y tu gestor factura con otro, cada uno tiene su cadena de hashes. VeriFactu espera una cadena única por contribuyente. Tener dos cadenas puede generar inconsistencias que la AEAT detecte en una inspección.

La solución es elegir un único sistema de facturación. O tu software (con acceso para el gestor) o el del gestor (con acceso para ti), pero no los dos en paralelo.

¿Cuándo te conviene tener tu propio software?

Incluso si tu gestor emite todas tus facturas, hay razones por las que un software propio puede convenirte:

Independencia. Si mañana cambias de gestoría, tus datos están en tu sistema. No dependes de que te los transfieran.

Visibilidad. Puedes consultar tus facturas, ver cuánto has facturado este mes, revisar el estado de cada cliente. Sin pedirle a tu gestor que te pase un informe.

Velocidad. Cuando necesitas facturar a un cliente a las 9 de la noche o en fin de semana, no tienes que esperar a que tu gestor esté disponible.

Control. Puedes verificar que el hash encadenado funciona, que el QR es válido y que los registros se envían a la AEAT. Si algo falla, lo detectas tú.

Coste. Un software propio como Conteo, que ahora mismo es gratis, puede ser mucho más barato que lo que tu gestoría te cobra por el servicio de emisión de facturas.

¿Y la app gratuita de la AEAT?

La Agencia Tributaria ha anunciado que pondrá a disposición una aplicación gratuita para microempresas con bajo volumen de facturación. Si emites muy pocas facturas al mes (menos de 10-15), esta app podría ser suficiente y no necesitarías ni software propio ni depender del gestor para la emisión.

Pero tiene limitaciones: no se conoce aún la fecha exacta de disponibilidad, probablemente no permita integraciones con otros sistemas y el soporte será el estándar de la AEAT (no el de un proveedor privado). Para la mayoría de autónomos, un software privado seguirá siendo más práctico.

En resumen

• Si tu gestor emite todo y su software cumple VeriFactu: no necesitas software propio, pero verifica.
• Si tú emites las facturas: sí necesitas software propio compatible con VeriFactu.
• Si hay emisión mixta: consolidáis en un solo sistema para evitar cadenas de hashes paralelas.
• Si emites muy pocas facturas: la app de la AEAT podría bastar, cuando esté disponible.

En cualquier caso, la responsabilidad es tuya. Asegúrate de que cumples, seas tú quien factura o tu gestor.