Qué es VeriFactu: guía completa para autónomos y pymes

VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria (AEAT). Obliga a que todos los programas de facturación envíen un registro de cada factura emitida directamente a Hacienda, en tiempo real o de forma inmediata. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023 y forma parte de la Ley Antifraude (Ley 11/2021). En la práctica, impide que el software de facturación permita borrar o alterar facturas. A partir de julio de 2026, todos los contribuyentes tendrán que usar software adaptado.

Si eres autónomo o tienes una pyme, esto te afecta. Aquí tienes lo que necesitas saber para cumplir a tiempo.

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Por qué existe VeriFactu: el contexto de la Ley Antifraude

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (la Ley Antifraude) introdujo en su artículo 29.2.j la obligación de que los sistemas informáticos de facturación cumplan requisitos que impidan manipular los registros contables.

El problema que intenta resolver es viejo: durante décadas, algunos negocios han usado software que permite borrar, alterar o fabricar facturas sin dejar rastro. Ese fraude supone miles de millones de euros anuales en recaudación perdida.

VeriFactu es la herramienta técnica que sale de ese mandato: un sistema de registro verificable donde cada operación queda grabada y no se puede tocar después.

Cómo funciona VeriFactu: el flujo paso a paso

El reglamento habla de integridad, conservación y accesibilidad de los registros. En la práctica, el flujo es este:

1. Generación del registro de facturación

Cada vez que un programa de facturación genera, modifica o anula una factura, debe crear un registro de facturación con los campos obligatorios definidos en el Real Decreto 1007/2023. Entre otros datos, incluye:

• NIF del emisor y del destinatario
• Número y serie de la factura
• Fecha de expedición
• Base imponible, tipo de IVA y cuota
• Tipo de factura (completa, simplificada, rectificativa)
• Descripción de la operación

2. Generación de la huella digital (hash)

El sistema calcula un hash (huella digital) del registro con el algoritmo SHA-256. Este hash se encadena con el del registro anterior, creando una cadena de bloques que hace imposible alterar un registro sin romper toda la secuencia posterior. Es un mecanismo similar al de las tecnologías blockchain.

3. Envío a la AEAT

El registro, junto con su huella digital, se envía a los servidores de la Agencia Tributaria. Hay dos modalidades:

4. Código QR verificable

Cada factura emitida debe incluir un código QR que permita al receptor verificar si la factura ha sido comunicada a la AEAT. El código enlaza con una página de verificación de la Agencia Tributaria donde se comprueba la autenticidad del documento.

Quién está obligado a cumplir con VeriFactu

La obligación afecta a todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del IRPF que desarrollen actividades económicas, con algunas excepciones.

Obligados

• Autónomos (personas físicas) que realicen actividades económicas
• Sociedades mercantiles (SL, SA, etc.)
• Comunidades de bienes y otras entidades en régimen de atribución de rentas
• Cualquier persona o entidad que emita facturas en el ámbito del IVA español

Excluidos

• Contribuyentes que ya operan bajo el SII (Suministro Inmediato de Información), porque ya envían información en tiempo real a la AEAT. Esto incluye grandes empresas (facturación superior a 6 millones de euros), grupos de IVA e inscritos en el REDEME.
• Contribuyentes acogidos al régimen de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
• Actividades sujetas al régimen de recargo de equivalencia cuando no emitan factura completa.

Plazos clave: cuándo entra en vigor VeriFactu

El calendario de implantación ha sufrido varias modificaciones desde la Ley Antifraude. Estos son los plazos vigentes:

Requisitos técnicos del software compatible con VeriFactu

El Real Decreto 1007/2023 y la orden técnica que lo desarrolla establecen requisitos muy concretos para cualquier programa de facturación:

Integridad e inalterabilidad

• Cada registro de facturación debe estar protegido mediante un hash SHA-256 encadenado al registro anterior.
• El software no puede permitir la eliminación de registros. Las anulaciones se gestionan mediante registros adicionales (nunca borrando el original).
• Debe existir un registro de eventos que deje constancia de cualquier operación realizada sobre los datos.

Identificación y autenticación

• El sistema debe identificar de forma única al obligado tributario (NIF) y al software utilizado.
• Los envíos a la AEAT se realizan mediante certificado electrónico reconocido, emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) u otro prestador cualificado.

Formato de los registros

• Los registros se envían en formato XML siguiendo el esquema definido por la AEAT.
• Cada registro debe incluir los campos obligatorios del reglamento: datos del emisor, receptor, importes, tipo de factura, huella digital, etc.

Código QR

• Toda factura emitida debe incorporar un código QR con una URL de verificación de la AEAT.
• El QR debe contener información suficiente para que el receptor pueda comprobar que la factura ha sido declarada.

Declaración responsable

• El fabricante del software debe presentar una declaración responsable ante la AEAT confirmando que el programa cumple todos los requisitos del reglamento.

VeriFactu vs FacturaE: diferencias clave

Hay mucha confusión entre VeriFactu y FacturaE. Son conceptos complementarios pero distintos:

En resumen: FacturaE define cómo debe ser la factura (su estructura y firma). VeriFactu define cómo se registra y comunica esa factura a la Agencia Tributaria. Un negocio puede necesitar cumplir con ambos sistemas a la vez.

Régimen sancionador: multas por no cumplir

La Ley Antifraude establece un régimen sancionador específico tanto para contribuyentes como para fabricantes de software.

Sanciones para contribuyentes

• Infracción por usar software no compatible: sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal.
• La sanción se aplica por el mero hecho de utilizar un programa que no cumpla los requisitos, independientemente de que se haya cometido fraude o no.

Sanciones para fabricantes de software

• Infracción por fabricar o comercializar software no conforme: sanción de hasta 150.000 euros por cada ejercicio.
• Cada programa o versión que se comercialice sin cumplir los requisitos es una infracción independiente.

Cómo preparar tu negocio para VeriFactu

Hay que planificarlo, pero tampoco es para tanto. Paso a paso:

1. Evalúa tu software actual

Contacta con tu proveedor de software de facturación y pregúntale directamente:

• ¿Su programa será compatible con VeriFactu antes de julio de 2026?
• ¿Incluirá el envío inmediato a la AEAT o solo la modalidad de conservación?
• ¿Ha presentado (o presentará) la declaración responsable ante la AEAT?

Si las respuestas no te convencen, es momento de buscar alternativas.

2. Verifica tu certificado electrónico

El envío de registros a la AEAT requiere un certificado electrónico válido. Si aún no tienes uno, puedes obtenerlo gratuitamente a través de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) en su sede electrónica. Comprueba que esté vigente y renovado.

3. Revisa tus procesos de facturación

VeriFactu exige que cada operación se registre correctamente desde el momento de la emisión. Eso significa:

• No emitir facturas fuera del sistema (nada de hojas de cálculo).
• Asegurarte de que todas las facturas incluyen los datos obligatorios.
• No anular facturas borrando registros, sino mediante facturas rectificativas.

4. Forma a tu equipo

Si tienes empleados que gestionan la facturación, asegúrate de que entienden los cambios. Errores como emitir una factura sin los datos fiscales completos o intentar modificar un registro ya enviado pueden generar inconsistencias difíciles de corregir.

5. Planifica la transición con tiempo

No esperes a junio de 2026 para migrar. Ten el software adaptado y probado al menos 3 a 6 meses antes. Así puedes:

• Detectar y corregir errores en un entorno controlado.
• Formar a tu equipo sin prisas.
• Resolver incidencias con tu proveedor antes de que esté desbordado.

Relación de VeriFactu con el SII y otras obligaciones fiscales

Si ya estás en el SII (Suministro Inmediato de Información), no necesitas VeriFactu. El SII ya cubre la comunicación en tiempo real. Si no estás en el SII — que es el caso de la mayoría de autónomos y pymes — VeriFactu es tu nueva obligación.

Ambos sistemas buscan lo mismo (transparencia fiscal en tiempo real), pero técnicamente son diferentes, con esquemas XML distintos.

Respecto al modelo 303 (declaración trimestral de IVA): la AEAT ha confirmado que quienes usen VeriFactu con envío inmediato recibirán borradores pre-cumplimentados, parecido a lo que ya pasa con el borrador de la renta.

Lo que viene después: facturación electrónica B2B

Esto no acaba aquí. La Unión Europea, con la directiva ViDA (VAT in the Digital Age), va a exigir facturación electrónica obligatoria entre empresas (B2B) en todos los estados miembros. España ya se adelantó con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), aunque el desarrollo reglamentario sigue pendiente.

Lo que se espera en los próximos años:

• Facturación electrónica B2B obligatoria en formato FacturaE o equivalente europeo.
• Integración de VeriFactu con los sistemas europeos de intercambio de información fiscal.
• Un sistema unificado de declaración de IVA intracomunitario.

Si te adaptas ahora a VeriFactu, cuando lleguen estas obligaciones europeas ya tendrás buena parte del trabajo hecho.

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Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Qué es VeriFactu y para qué sirve?

VeriFactu es un sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) que exige que los programas de facturación generen registros inalterables de cada factura y los comuniquen a Hacienda. Su objetivo es prevenir el fraude fiscal eliminando la posibilidad de manipular o borrar facturas. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023 en el marco de la Ley Antifraude.

¿Cuándo es obligatorio VeriFactu?

Los fabricantes de software debían tener sus productos adaptados antes del 1 de julio de 2025. Para los contribuyentes (autónomos, pymes y sociedades), la obligación de utilizar software compatible entra en vigor el 1 de julio de 2026. El primer ejercicio fiscal completo será enero de 2027. Se recomienda anticiparse al menos 6 meses para evitar problemas de última hora.

¿Estoy obligado a usar VeriFactu si soy autónomo?

Sí. Todos los autónomos que desarrollen actividades económicas y emitan facturas están obligados a utilizar un software compatible con VeriFactu a partir de julio de 2026. La única excepción son los autónomos que ya estén inscritos en el SII (Suministro Inmediato de Información), lo cual es poco habitual en autónomos con facturación inferior a 6 millones de euros.

¿Qué multas hay por no cumplir con VeriFactu?

Los contribuyentes que utilicen software no compatible se enfrentan a sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Los fabricantes de software que comercialicen programas que no cumplan los requisitos pueden recibir multas de hasta 150.000 euros por ejercicio. La sanción se aplica por el mero uso de software no conforme, sin necesidad de demostrar fraude.

¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y FacturaE?

VeriFactu es un sistema de registro y verificación de facturas ante la AEAT que garantiza la integridad de los datos fiscales. FacturaE es un formato estándar de factura electrónica (un archivo XML firmado) utilizado para el intercambio de facturas entre empresas. Son complementarios: FacturaE define el formato de la factura y VeriFactu define cómo se registra ante Hacienda.

¿Necesito cambiar de software de facturación para cumplir con VeriFactu?

Depende de tu software actual. Consulta con tu proveedor si tiene previsto adaptarse al Real Decreto 1007/2023 antes de julio de 2026. Si tu proveedor no va a cumplir con VeriFactu, o si actualmente facturas con hojas de cálculo o herramientas no especializadas, necesitarás migrar a un software compatible que genere huellas digitales, envíe registros a la AEAT e incluya códigos QR de verificación.