Facturación electrónica en Panamá: guía completa 2026

Si tienes un negocio en Panamá y todavía facturas en papel, por Excel, o desde el portal gratuito de la DGI sin saber muy bien si sigues cumpliendo la normativa, esta guía es para ti.

La factura electrónica en Panamá no es nueva. Lleva años implementándose por etapas. Pero desde enero de 2026 hay un cambio importante: el facturador gratuito de la DGI ya no está disponible para todos. Si superas ciertos límites de ingresos o volumen de facturas, tienes que usar un PAC. Y muchas empresas que creían estar cubiertas ya no lo están.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber para entender el sistema, elegir la opción correcta y empezar a facturar sin contratiempos.

Qué es la factura electrónica en Panamá

La factura electrónica en Panamá es un documento fiscal digital generado y validado a través del SFEP (Sistema de Factura Electrónica de Panamá), que administra la DGI (Dirección General de Ingresos).

A diferencia de una factura en Word o Excel, una factura electrónica tiene que pasar por el sistema oficial antes de llegar a tu cliente. El proceso funciona así: tú generas la factura con tu sistema, esta pasa por validación, y una vez aprobada recibes el CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica). Ese CAFE es lo que le entregas al cliente como comprobante.

No es un simple PDF que tú mismo generaste. Tiene un código QR único que permite verificar su autenticidad, un número de autorización del SFEP, y todos los datos fiscales requeridos. Cualquier persona puede escanear ese código y comprobar que la factura es real.

El sistema es más parecido al modelo mexicano con CFDI (donde interviene un intermediario para validar cada factura) que al sistema español VeriFactu (donde el software reporta pero no pide autorización previa). En Panamá, la factura se valida antes de entregarla al comprador. No puedes facturar y luego reportar. Cada factura se aprueba en tiempo real.

Es obligatoria la factura electrónica en Panamá en 2026

Sí, y lleva siendo obligatoria para muchos contribuyentes desde antes de 2026. Lo que cambió en enero de 2026 es el alcance de cada modalidad.

Desde 2022, todos los nuevos registros de RUC en Panamá ya quedan obligados a emitir facturas electrónicas. Y desde 2024, los profesionales independientes y prestadores de servicios están incluidos. Abogados, contadores, diseñadores, consultores: todos dentro.

El cambio de enero de 2026 es este: la DGI restringió el facturador gratuito a contribuyentes con ingresos anuales menores a B/. 36,000 y menos de 100 facturas al mes. Quien supere cualquiera de esos dos límites tiene que contratar un PAC autorizado.

Eso significa que hay un grupo grande de negocios que hasta diciembre de 2025 usaban el portal gratis de la DGI y que desde enero de 2026 necesitan migrar a un sistema con PAC. Si estás en esa situación y aún no has hecho el cambio, tienes un problema de cumplimiento activo.

Facturador gratuito DGI vs modalidad PAC: cuál te conviene

Hay dos caminos para facturar electrónicamente en Panamá. El facturador gratuito de la DGI, y la modalidad a través de un PAC. Cada uno tiene sus condiciones.

El facturador gratuito funciona. Para un negocio que emite 20 o 30 facturas al mes y no supera el límite de ingresos, cumple su función. El problema es que es manual, no se integra con ningún sistema externo y tienes que entrar al portal cada vez. No hay forma de automatizarlo.

La modalidad PAC abre la puerta a software externo que se conecta al SFEP en tu nombre. Puedes facturar desde una app, desde WhatsApp, desde tu propio sistema de punto de venta, o desde cualquier herramienta que esté conectada a un PAC autorizado.

Si estás cerca del límite del facturador gratuito o ya lo superaste, la comparación no es entre gratis y pago. Es entre cumplir o no cumplir.

Requisitos para emitir facturas electrónicas en Panamá

Antes de emitir tu primera factura electrónica, hay tres cosas que necesitas tener en orden.

Certificado electrónico cualificado

Para firmar facturas electrónicas en Panamá necesitas una firma electrónica avanzada (FEA). Esto es un certificado digital emitido por una entidad autorizada, que acredita tu identidad como contribuyente y se usa para firmar cada factura criptográficamente.

Sin este certificado, no puedes emitir facturas válidas. El PAC o el facturador de la DGI necesitan ese certificado para firmar los documentos.

En Panamá puedes obtener este certificado a través de la Dirección Nacional de Firma Electrónica (dependiente del MICI) o de entidades autorizadas. El proceso incluye verificación de identidad presencial o digital, según el proveedor. Tiene un costo y una vigencia (generalmente entre 1 y 3 años).

Si acabas de registrar tu RUC, la DGI te guía por los pasos para obtenerlo durante el proceso de alta.

Registro en el SFEP

Además del certificado, necesitas registrarte como emisor autorizado en el SFEP. Este registro vincula tu RUC, tu certificado electrónico y la modalidad de facturación que vas a usar (facturador gratuito o PAC).

El registro se hace a través del portal de la DGI. Si vas a usar un PAC, el propio PAC suele acompañarte en este proceso porque necesita tener tu autorización registrada para poder facturar en tu nombre.

Selección de PAC (si vas por esa modalidad)

Si decides usar un PAC en lugar del facturador gratuito, tienes que elegir uno de los 18 PACs autorizados por la DGI. Cada PAC tiene sus propias tarifas, planes, integraciones disponibles y nivel de soporte.

Algunos van dirigidos a grandes empresas con volúmenes altos. Otros tienen planes más accesibles para negocios pequeños. La elección depende de tu volumen, tu presupuesto y qué integraciones necesitas.

El PAC no cambia el SFEP ni las reglas. Todos generan el mismo tipo de CAFE válido fiscalmente. Lo que cambia es la experiencia: el portal que usas, la API, el precio y el soporte.

Cómo emitir tu primera factura electrónica paso a paso

El proceso varía un poco según la modalidad que uses, pero los pasos básicos son estos:

1. Obtén tu certificado electrónico. Sin esto no puedes avanzar. Si ya lo tienes, bien. Si no, es el primer paso.
2. Regístrate en el SFEP con tu RUC y tu certificado. Elige si vas a usar el facturador gratuito o un PAC.
3. Configura tu sistema. Si usas el facturador gratuito, ya está integrado en el portal de la DGI. Si usas un PAC o software externo, tendrás que vincular tu certificado y completar el proceso de activación.
4. Crea tu primer cliente. Necesitas el RUC del cliente para generar una factura válida a nombre de una empresa. Para personas naturales, la cédula.
5. Genera la factura. Añade los conceptos, el monto, el ITBMS correspondiente y envía la factura a validación.
6. Recibe el CAFE. Una vez validada por el SFEP, recibirás el CAFE como PDF. Ese es el documento que le entregas al cliente.

La primera vez puede llevar un rato entre configuración y familiarizarse con el sistema. Después, el proceso de una factura individual debería tardar menos de un minuto.

Si facturas desde WhatsApp con Conteo, el proceso es el que ves arriba. Describes la factura en lenguaje normal, Conteo la procesa a través del PAC, y el CAFE llega al chat. Puedes enviárselo al cliente desde ahí mismo. Más detalle en el artículo sobre facturación electrónica por WhatsApp en Panamá.

Qué es el CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica)

El CAFE es lo que tu cliente recibe cuando le facturas. Es la representación visible y legible de la factura electrónica.

La factura electrónica como tal es un archivo XML que vive dentro del SFEP. Nadie lo lee directamente. El CAFE es la versión que sí puede leer una persona: puede ser un PDF, un ticket impreso, o cualquier otro formato legible que contenga todos los elementos fiscales obligatorios.

Lo que hace al CAFE válido no es el formato sino su contenido:

• Datos del emisor (nombre, RUC, dirección fiscal)
• Datos del receptor (nombre, RUC o cédula)
• Descripción de los bienes o servicios
• Desglose del ITBMS
• Número de autorización del SFEP
• Código QR de verificación

Ese código QR es el elemento más importante para verificar la autenticidad. Cualquier persona puede escanearlo y comprobar en el sistema de la DGI que la factura existe y fue procesada por el canal correcto.

Sanciones por no facturar electrónicamente

La DGI no ha publicado un baremo de sanciones tan explícito como el de España con Verifactu (donde hay multas de hasta 50.000 euros). Pero eso no significa que no haya consecuencias.

El Código Fiscal de Panamá establece sanciones para contribuyentes que no cumplan con sus obligaciones de facturación. Las consecuencias prácticas de no facturar electrónicamente cuando estás obligado incluyen:

• Multas administrativas por incumplimiento fiscal
• Imposibilidad de deducir gastos de operación que no tengan respaldo en facturas válidas
• Riesgo de auditoría por parte de la DGI
• En casos graves, suspensión del RUC

La DGI tiene capacidad de cruzar información entre lo que reportan los contribuyentes y los registros del SFEP. Si tus clientes están declarando pagos a tu RUC pero ese RUC no tiene facturas electrónicas correspondientes, es una señal que el sistema detecta.

No facturar electrónicamente cuando estás obligado no es solo un riesgo normativo abstracto. Es un problema contable concreto: sin CAFE, tus clientes empresariales no pueden respaldar ese gasto ante la DGI.

Cuánto cuesta la factura electrónica en Panamá

Depende de la modalidad y del proveedor que elijas.

Si usas el facturador gratuito de la DGI y estás dentro de los límites (menos de B/. 36,000 anuales y menos de 100 facturas al mes), el costo directo es cero. El único costo real es el certificado electrónico, que necesitas en cualquier caso y que tiene un precio que varía entre B/. 30 y B/. 100 aproximadamente, con vigencia de uno a tres años.

Si necesitas un PAC, el mercado tiene un piso de alrededor de $40 al mes (Alegra Panamá es el referente más visible en ese rango). Los sistemas orientados a empresas medianas o grandes suelen usar precios por volumen o modelos negociados directamente. No hay muchos proveedores que publiquen sus precios abiertamente.

El gap más notable está entre el cero del facturador gratuito y los $40 del siguiente escalón. Para negocios que acaban de superar los límites del portal gratuito, ese salto es brusco.

Conteo opera en el rango intermedio, con planes desde $14.90 al mes. Para negocios que facturen entre 100 y 300 veces al mes y no necesiten integraciones complejas, es una opción que entra en ese espacio que el mercado tenía vacío.

Para una comparativa detallada de proveedores y precios, tenemos un artículo dedicado: cuánto cuesta la factura electrónica en Panamá.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Quién tiene que facturar electrónicamente en Panamá?

Cualquier contribuyente registrado con RUC que supere los límites del facturador gratuito de la DGI (ingresos anuales mayores a B/. 36,000 o más de 100 facturas al mes) está obligado a usar un PAC certificado. Todos los nuevos RUC registrados desde 2022 quedan automáticamente obligados a la factura electrónica. Los profesionales independientes (abogados, contadores, consultores) han estado incluidos desde 2024.

¿Qué es el SFEP?

El SFEP es el Sistema de Factura Electrónica de Panamá, administrado por la DGI. Es la plataforma central donde se registran y validan todas las facturas electrónicas del país. Cuando facturas a través de un PAC o del portal gratuito de la DGI, tu factura queda registrada en el SFEP y eso es lo que le da validez fiscal.

¿Qué diferencia hay entre el facturador gratuito de la DGI y un PAC?

El facturador gratuito es un portal web de la DGI para contribuyentes con bajo volumen (menos de 100 facturas/mes y menos de B/. 36,000 anuales). Es manual: tienes que entrar cada vez y llenar los datos. Un PAC es un proveedor privado autorizado que se conecta al SFEP y puede integrarse con software externo, apps o sistemas de punto de venta. Si superas los límites del portal gratuito, un PAC es obligatorio.

¿Necesito un contador para implementar la factura electrónica?

No necesariamente. El proceso de registro en el SFEP y la obtención del certificado electrónico lo puedes hacer tú mismo, aunque requiere algo de trámite. Si usas un PAC o un sistema como Conteo, el proveedor te guía por la configuración inicial. Tener un contador es útil para la parte contable y declaraciones, pero no es un requisito para facturar electrónicamente.

¿El CAFE que envío por WhatsApp es válido fiscalmente?

Sí, siempre que haya sido generado a través del SFEP con todos los elementos fiscales requeridos. La DGI no especifica el canal de entrega del CAFE: puede ser impreso, por correo o por WhatsApp. Lo que valida la factura es el código QR y el número de autorización del SFEP que contiene el documento, no el canal por el que llegó al cliente.

¿Puedo seguir usando Excel o Word para mis facturas?

No si estás obligado a facturar electrónicamente. Un PDF o Word que tú mismo generas no pasa por el SFEP, no tiene código QR de verificación y no tiene número de autorización. Para efectos fiscales, no es una factura válida. Tus clientes empresariales no podrán deducir ese gasto y tú quedas expuesto a sanciones.

¿Cuánto tarda en procesarse una factura electrónica?

La validación del SFEP es prácticamente en tiempo real. Desde que envías la factura hasta que recibes el CAFE suele ser cuestión de segundos, salvo que haya algún problema técnico en el sistema de la DGI. En condiciones normales, el proceso completo (generar, validar, recibir CAFE) toma menos de un minuto.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura?

Las facturas electrónicas no se pueden editar una vez registradas en el SFEP. Si cometiste un error, tienes que anular la factura y emitir una nueva. El proceso de anulación también se registra en el SFEP. Dependiendo del sistema que uses, la anulación puede hacerse directamente desde el portal o pidiéndoselo al PAC.

¿Qué es el ITBMS y cómo se calcula?

El ITBMS (Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios) es el impuesto al consumo de Panamá, equivalente al IVA en España o el IGV en Perú. La tasa general es del 7%. Hay bienes y servicios exentos o con tasas diferentes (10% para alcohol y tabaco, 15% para servicios de telecomunicaciones). En cada factura tienes que desglosar el ITBMS por separado del subtotal.

¿Qué PAC tienen los precios más bajos en Panamá?

El mercado no es muy transparente en precios. Alegra Panamá es el proveedor que más abiertamente publica sus tarifas, con planes desde $39.99/mes para 100 facturas. Conteo opera en un rango más bajo, desde $14.90/mes. Para negocios con alto volumen, proveedores como EDICOM o The Factory HKA pueden ofrecer condiciones competitivas, pero trabajan con precios negociados. Tenemos una comparativa detallada en el artículo sobre el costo de la factura electrónica en Panamá.