Cómo facturar como programador freelance IT (2026)
Cómo facturar como programador o freelance IT: VeriFactu 2026
IVA, clientes de la UE, facturas sin IVA y qué cambia con VeriFactu
Eres programador autónomo. Trabajas con clientes de España, a veces de Alemania o Francia, a veces de fuera de Europa. Las reglas de IVA cambian según el cliente, y encima ahora tienes que cumplir con VeriFactu.
Si alguna vez te has preguntado "¿esta factura lleva IVA o no?", "¿tengo que retener IRPF a un cliente alemán?" o "¿qué narices es la inversión del sujeto pasivo?", este artículo es para ti. Vamos con lo que realmente necesitas saber.
Checklist rápido para freelancers IT
Antes de entrar en detalle, un resumen de los casos más habituales:
- Cliente en España, empresa o autónomo: IVA 21% + retención IRPF 15%.
- Cliente en la UE con número de IVA (VAT number): sin IVA en factura, inversión del sujeto pasivo.
- Cliente en la UE sin número de IVA (consumidor final): IVA del país del cliente (regla OSS desde 2015).
- Cliente fuera de la UE: sin IVA, sin retención. Declaras la operación en el Modelo 303 en la casilla correspondiente.
- VeriFactu: obligatorio para todos los autónomos en España a partir del 1 de julio de 2027. Todas las facturas, incluidas las internacionales, deben registrarse correctamente.
Ese es el resumen. Ahora vamos con los detalles.
IVA en España: el 21% de base
Cuando facturas a un cliente en España, ya sea empresa o autónomo, aplicas IVA al 21%. Da igual si es desarrollo web, consultoría IT, diseño de software o ciberseguridad. Todo al 21%.
Además de IVA, si tu cliente es una empresa o autónomo, aplicas retención de IRPF del 15% (o 7% en tus dos primeros años como autónomo). La factura queda así:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): 210 €
- Retención IRPF (15%): -150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
El cliente ingresa esa retención de 150 € en tu nombre a Hacienda. Tú la recuperas (o la compensas) cuando haces la declaración de la renta.
Dos tipos de autónomos en IT
Si facturas a empresas, tienes retención en casi todas tus facturas. Si facturas directamente a usuarios finales (por ejemplo, una app de pago), no hay retención pero tampoco hay cliente que se la aplique. El IVA, en cambio, siempre aplica con clientes en España.
Clientes de la UE: inversión del sujeto pasivo
Cuando tu cliente es una empresa con número de IVA de otro país de la UE, la cosa cambia. No cobras IVA en la factura. La operación queda sujeta a la "inversión del sujeto pasivo" (en inglés, reverse charge).
En la práctica: tu cliente alemán o francés declara y paga el IVA en su país. Tú no intervienes.
En tu factura tienes que incluir:
- El número de IVA del cliente (VAT number, por ejemplo DE123456789).
- La mención "Inversión del sujeto pasivo" o equivalente en la lengua del contrato.
- El número de IVA de tu empresa (tu NIF-IVA, que se solicita a la AEAT).
- Base imponible, pero importe de IVA: 0 €.
No hay retención de IRPF en estas facturas. El cliente es extranjero y no tiene obligación de retener en España.
NIF-IVA: no es tu NIF habitual
Para facturar a empresas de la UE necesitas el NIF-IVA (también llamado NIF intracomunitario). Es tu NIF precedido de "ES". Te tienes que dar de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) en la AEAT antes de emitir la primera factura.
En VeriFactu, estas facturas se registran con el tipo de operación S2 (operación no sujeta con inversión del sujeto pasivo). No todos los programas de facturación lo implementan bien. Si el tuyo no lo gestiona, el registro que genera no es válido.
Clientes fuera de la UE: sin IVA, pero con declaración
Si tu cliente está en Estados Unidos, México, Argentina o cualquier otro país fuera de la UE, la factura no lleva IVA. Se consideran servicios realizados fuera del territorio de aplicación del impuesto.
Tampoco hay retención de IRPF: el cliente extranjero no tiene esa obligación con la AEAT española.
La factura quedaría así para un proyecto de 2.000 € con un cliente en Nueva York:
- Base imponible: 2.000 €
- IVA: 0 € (operación no sujeta, cliente fuera del territorio de aplicación del IVA)
- Retención: 0 €
- Total: 2.000 €
Pero ojo: aunque no cobres IVA, tienes que declarar estas operaciones. En el Modelo 303 van en las casillas de operaciones no sujetas o exentas. Si no las declaras, Hacienda puede considerar que estás ocultando ingresos.
Sin IVA no significa sin declarar
Las facturas a clientes fuera de la UE no llevan IVA, pero se declaran en el Modelo 303 (casillas de operaciones no sujetas) y en el resumen anual Modelo 390. Si las omites, tienes un problema.
Clientes de la UE consumidores finales: la regla OSS
Menos habitual en IT tradicional, pero si vendes software, suscripciones o cursos online directamente a particulares en la UE (no a empresas), entra en juego el IVA del país del consumidor.
Desde 2015 (ampliado en 2021), los servicios digitales prestados a consumidores finales en la UE tributan en el país del comprador. Si un particular alemán te paga 100 € por una licencia de tu app, aplicas el IVA alemán (19%), no el español.
Para no tener que registrarte en cada país de la UE, existe el esquema OSS (One Stop Shop), que se tramita en la AEAT. Te permite declarar y pagar el IVA de todos los países desde España.
Si todo tu trabajo es para empresas con VAT number, esto no te afecta. Pero si tienes un producto con usuarios finales, conviene que lo tengas en cuenta.
Ejemplo de factura: desarrollo web para cliente alemán con VAT number
Desarrollas una integración de API para una empresa alemana. El precio es 3.000 € y el cliente tiene VAT number: DE987654321.
Datos de la factura:
- Emisor: tu nombre + NIF-IVA (ESxxxxxxxx)
- Cliente: GmbH alemana + VAT DE987654321
- Concepto: "Desarrollo e integración de API REST para plataforma de gestión de pedidos"
- Base imponible: 3.000,00 €
- IVA: 0,00 € (inversión del sujeto pasivo / Reverse charge art. 194 Directiva 2006/112/CE)
- Retención IRPF: 0,00 €
- Total: 3.000,00 €
- Mención obligatoria: "Inversión del sujeto pasivo. El destinatario es sujeto pasivo del IVA."
Esta factura se registra en VeriFactu con tipo de operación S2. Lleva el hash encadenado con tus facturas anteriores y el código QR, como cualquier otra factura.
Declaras los 3.000 € en el Modelo 303 como operación intracomunitaria exenta. También los incluyes en el Modelo 349 (declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias).
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Errores más comunes al facturar como freelance IT
1. Poner IVA en una factura a cliente de la UE con VAT number
Si tu cliente tiene VAT number válido y está en otro país de la UE, la factura va sin IVA. Cobrar IVA en estas facturas es un error difícil de corregir después.
2. No verificar el VAT number antes de emitir
Un VAT number puede estar inactivo o ser incorrecto. Verifica el número en VIES (vies.ec.europa.eu) antes de emitir. Si no es válido, no puedes aplicar la inversión del sujeto pasivo.
3. Olvidar el Modelo 349
Las operaciones intracomunitarias se declaran también en el Modelo 349. Muchos freelancers hacen el 303 y se olvidan del 349. La multa va aparte.
4. Aplicar retención IRPF a clientes extranjeros
La retención de IRPF solo aplica a clientes en España. Un cliente alemán o estadounidense no retiene IRPF. Si la pones en esas facturas, complicas el cobro y el cliente no va a saber qué hacer con ese dato.
5. Registrar las facturas internacionales con tipo incorrecto en VeriFactu
Las facturas con inversión del sujeto pasivo se registran con el tipo S2 en VeriFactu. Si tu software no lo gestiona bien, el registro no es conforme aunque el PDF se vea correcto. Comprueba que tu programa lo soporta.
6. No declarar las facturas sin IVA a clientes fuera de la UE
"Sin IVA" no significa "sin declarar". Estas facturas van en el 303 y en el 390. Si las omites, Hacienda puede interpretar que estás ocultando ingresos.
¿Tu software maneja bien las facturas internacionales?
Conteo registra las facturas con inversión del sujeto pasivo en el tipo correcto para VeriFactu, sin que tengas que pensar en si es S1 o S2.
Probar Conteo gratisPreguntas frecuentes
- ¿Tengo que cobrar IVA a un cliente de Estados Unidos?
- No. Las facturas a clientes fuera de la UE no llevan IVA, son operaciones no sujetas por razón del territorio. Eso sí, tienes que declararlas en el Modelo 303 en las casillas de operaciones no sujetas o exentas. Si las omites, hay sanción.
- ¿Qué es el VAT number y cómo lo compruebo?
- Es el número de identificación fiscal europeo de una empresa. Para clientes alemanes empieza por DE, para franceses por FR. Puedes comprobar que está activo en VIES (vies.ec.europa.eu). Si no sale como válido, no puedes emitir la factura sin IVA.
- ¿Qué pasa si me olvido del Modelo 349?
- El Modelo 349 es la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Obligatorio si tienes clientes en la UE con VAT number. No presentarlo o presentarlo mal tiene sanciones aparte del 303. Si tienes gestor, debería encargarse de esto.
- ¿Qué es el tipo S2 en VeriFactu y por qué importa?
- S2 identifica las operaciones no sujetas con inversión del sujeto pasivo, o sea, facturas a empresas de la UE sin IVA. Si tu software lo registra como S1 o lo deja en blanco, el registro no es conforme aunque el PDF se vea bien. Muchos programas de facturación todavía no lo implementan bien.
- ¿Cuándo tengo que empezar a cumplir con VeriFactu si soy autónomo?
- Si eres autónomo, el 1 de julio de 2027. Si tienes una S.L., antes: 1 de enero de 2027. La sanción por usar software no conforme llega a 50.000 euros por ejercicio fiscal, da igual cuánto factures.
Fuentes: Ley 37/1992 del IVA (LIVA), Real Decreto 1624/1992 (Reglamento del IVA), Directiva 2006/112/CE del Consejo, Real Decreto 1007/2023 (RRSIF), Orden HAC/1177/2024, Agencia Tributaria (agenciatributaria.gob.es), sistema VIES (vies.ec.europa.eu)